Privatlivspolitik for kursister

Privatlivspolitik for kursister

Vi passer godt på dine data

Revision 1.0     Opdateret  7-5-2018

LOF Holbæk-Lejres privatlivspolitik

Kursusdeltagere


1.  LOF Holbæk-Lejres dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


2. Dataansvarlig
LOF Holbæk-Lejre er dataansvarlig og sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
LOF Holbæk-Lejre
Adresse:  Østerled 28A, 2. sal
CVR: 42780413
Telefonnr.: 4035 9986
Mail: post@lofholbaek.dk
Website: lofholbaek.dk og lejre.lof.dk

3. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formål?
For at kunne levere services (kontraktopfyldelse) til vores deltagere, herunder kursustilmelding, fakturering, udsendelse af kursusrelevante informationer og dokumentation samt indberette deltagerinformationer til kommuner jf. Folkeoplysningsloven og de kommunale tilskudsregler, behandler vi kun de informationer som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen.

Disse informationer er:
⦁    Navn og efternavn
⦁    Adresse
⦁    Fødselsdato/CPR nr.
⦁    E-mail adresse
⦁    Telefon nummer.
⦁    Kommunal tilknytning (herunder handlekommune, betalingskommune, opholdskommune).
⦁    Evt. handicaperklæring
⦁    Evt. bankkonto oplysninger ved refusion af kursus


Folkeoplysningsloven kræver at du skal oplyse dit fulde cpr.nr.  hvis du tilmelder dig kurser uden for din hjemkommune.

Visse kurser kræver dog, at du oplyser yderligere informationer, så som instrument du spiller eller dine sproglige kundskaber.
I visse situationer vil du kunne oplyse/indtaste supplerende oplysninger, f.eks. dine interesseområder mm. Disse informationer er ikke obligatoriske, påvirker ikke din tilmelding og udlevering er frivillig.
Medmindre der foreligger eksplicitte persondatakrav fra de kommunale myndigheder, behandler vi ikke personfølsomme oplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
⦁    LOF Holbæk-Lejres berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
⦁    At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
⦁    Behandling efter lovkrav
⦁    Behandling med samtykke

Formålene:
⦁    Formål med behandling af deltageroplysninger:
⦁    deltagerhåndtering, herunder opkrævning af kursusudgift
⦁    Planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter og kurser  
⦁    Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
⦁    Levering af ydelser du har bestilt


4.  Sådan indsamler vi oplysninger
Indsamling af personoplysninger kan ske på en af de følgende måder:

⦁    Via hjemmesiden, hvor du indtaster persondata i en online formular.
⦁    Via telefonisk kontakt, hvor dine data bliver indtastet i administrationsprogram af skolens personale.
⦁    Via mail kontakt, hvor dine data bliver kopieret i administrationsprogram af skolens personale.
Du kan sende sikker mail til alle ansatte


5. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?
Jf. Bogføringslovens §10 opbevarer vi personoplysningerne i 5 år, regnet fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor kursusforløbet sidst er gennemført.

Vi opbevarer dog visse oplysninger om deltagere, til statistik  så længe de har historisk værdi.


6. Hvem har adgang til oplysningerne?
Kun betroede personer med saglige formål kan have adgang til alle eller dele af lagrede persondata.

Disse er:
⦁    Skolens administrative kursuspersonale, som er ansvarlig for indskrivning, booking og fakturering af deltagere.
⦁    Skolens administrative personale, som er ansvarlig for tilskudsregneskab, bogføring og kommunikation med myndighederne.
⦁    Skolens undervisere, som informeres om navne og andre sagligt begrænsede informationer mht. dannelsen af deltagerlister, mødeprotokoller og mødekort.


7. Videregivelse af oplysninger.
For at kunne opfylde købsaftaler mm., videregiver vi de informationer som er nødvendige for at gennemføre aftalen og identificere deltageren/betaleren. Samtidigt videregiver vi oplysninger til de offentlige myndigheder jf. den gældende lovgivning.

⦁    Informationer om betaler id, kursus id og beløb videregives til              NETS/Bambora for at kunne gennemføre betaling.
⦁    Kontaktinformation videregives til Underviser


8. Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

9.  Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
⦁    Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
⦁    Retten til indsigt i egne personoplysninger
⦁    Retten til berigtigelse
⦁    Retten til sletning
⦁    Retten til begrænsning af behandling
⦁    Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
⦁    Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.