Privatlivspolitik for ansatte

Privatlivspolitik for ansatte

Vi passer godt på dine data og du skal passe godt på vores kursisters!

Revision 1.0     Opdateret  7-5-2018

 LOF Holbæk-Lejres privatlivspolitik

Ansatte herunder undervisere


1.  LOF Holbæk-Lejres dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


2. Dataansvarlig
LOF Holbæk-Lejre er dataansvarlig og sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
LOF Holbæk-Lejre
Adresse:  Østerled 28A, 2. sal
CVR: 42780413
Telefonnr.: 4035 9986
Mail: post@lofholbaek.dk
Website: lofholbaek.dk og lejre.lof.dk

3. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formål?
For at kunne levere services (kontraktopfyldelse) til vores ansatte, herunder lønudbetaling, udsendelse af kursusrelevante informationer og dokumentation samt indberetning til offentlige myndigheder. Vi behandler vi kun de informationer som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen.

Disse informationer er:
⦁    Fornavn og efternavn
⦁    Adresse
⦁    CPR nr.
⦁    E-mail adresse
⦁    Telefon nummer.
⦁    Bankoplysninger
⦁    Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

⦁    Portrætbillede
⦁    Sygehistorik
⦁    Ansøgning og CV
⦁    Lønsedler
⦁    Refusionsopgørelser vedr. barsel og sygdom

Medmindre der foreligger eksplicitte persondatakrav fra de offentlige myndigheder, behandler vi ikke personfølsomme oplysninger.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder som offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn eller politiet mht. børneattest  

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
⦁    LOF Holbæk-Lejres berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
⦁    At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
⦁    Behandling efter lovkrav
⦁    Behandling med samtykke

Formålene:
⦁    Formål med behandling af oplysninger:
⦁    Planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter og kurser  
⦁    Håndtering af ansattes pligter og opgaver i LOF Holbæk-Lejre
⦁    Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
⦁    Opfyldelse af lovkrav
⦁    Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
⦁    Administration af din relation til os


4.  Sådan indsamler vi oplysninger
Indsamling af personoplysninger kan ske på en af de følgende måder:
⦁    Via telefonisk kontakt, hvor dine data bliver indtastet i administrationsprogram af skolens personale.
⦁    Via mail kontakt, hvor dine data bliver kopieret i administrationsprogram af skolens personale.

Du kan sende sikker email til alle ansatte.


5. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
⦁    Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
⦁    Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

6. Hvem har adgang til oplysningerne?
Kun betroede personer med saglige formål kan have adgang til alle eller dele af lagrede persondata. Disse er:
⦁    Skolens administrative kursuspersonale, som er ansvarlig for dannelsen af deltagerlister, mødeprotokoller og mødekort.
⦁    Skolens administrative personale, som er ansvarlig for løn, bogføring og kommunikation med myndighederne.
Vi videre giver oplysninger til de offentlige myndigheder jf. den gældende lovgivning.

⦁    Informationer om navn, adresse, bankkonto og Cpr nr. videregives til lønfirmaet Proløn.
 
8. Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

9.  Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
⦁    Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
⦁    Retten til indsigt i egne personoplysninger
⦁    Retten til berigtigelse
⦁    Retten til sletning
⦁    Retten til begrænsning af behandling
⦁    Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
⦁    Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.